¿Qué es un ATS?

Un ATS (Applicant Tracking System, o Sistema de Seguimiento de Candidatos) es una herramienta de software utilizada en recursos humanos para gestionar el proceso de reclutamiento y selección de personal. Su principal función es ayudar a las empresas a organizar y simplificar el proceso de atracción, evaluación y contratación de candidatos.

Algunas de las funciones más comunes de un ATS son:

1. Filtrado y clasificación de CVs: Analiza automáticamente currículums y solicitudes de empleo, lo que ayuda a seleccionar candidatos que cumplan con ciertos criterios establecidos, como habilidades específicas, experiencia laboral o nivel de estudios.
2. Publicación de ofertas de empleo: Permite publicar anuncios de empleo en múltiples portales de trabajo y redes sociales desde una sola plataforma.
3. Gestión de candidatos: Organiza a los candidatos por etapas en el proceso de selección, permitiendo ver quiénes están en fase de entrevista, evaluación técnica, etc.
4. Comunicación automatizada: Envía respuestas automáticas a los candidatos (confirmación de recepción, actualizaciones de estado, invitaciones a entrevistas, entre otras).
5. Análisis y reportes: Proporciona datos sobre el rendimiento del proceso de selección, como el número de aplicaciones, tiempo promedio para contratar, origen de los candidatos, etc.

El uso de un ATS no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la eficiencia al asegurar que se capturen todos los candidatos y que se les evalúe de manera uniforme. Además, algunos ATS más avanzados ofrecen funciones de inteligencia artificial para mejorar la selección de candidatos.

Cómo utiliza una Empresa un ATS

El uso de un ATS (Applicant Tracking System) en una empresa optimiza el proceso de selección, desde la publicación de vacantes hasta la contratación final. A continuación, te explico cómo puede aplicarse en cada etapa del proceso de reclutamiento y selección:

1. Creación y Publicación de Vacantes

• Diseño de ofertas de empleo: El ATS permite crear plantillas de descripción de puestos para mantener consistencia y claridad en las ofertas. Se pueden incluir palabras clave que ayudan a filtrar candidatos adecuados.
• Publicación en múltiples plataformas: Desde el ATS, es posible distribuir la oferta de empleo a varios portales de empleo, redes sociales, y en la página web de la empresa simultáneamente. Esto amplía el alcance y asegura que el anuncio llegue a una mayor audiencia sin esfuerzo adicional.

2. Captura y Almacenamiento de Candidatos

• Base de datos centralizada: Al recibir postulaciones, el ATS almacena toda la información en una única base de datos. Esto permite que todos los datos de los candidatos estén centralizados y organizados, facilitando el acceso y la revisión por parte de los reclutadores.
• Análisis de currículums: Utiliza algoritmos que analizan los currículums en busca de palabras clave, habilidades o experiencia relevante, lo que permite hacer una primera criba sin intervención humana.

3. Filtrado y Priorización de Candidatos

• Criba automática: El ATS filtra candidatos automáticamente en función de criterios preestablecidos, como años de experiencia, estudios, habilidades técnicas o ubicación. Este filtro inicial agiliza la selección y reduce el número de candidaturas que un reclutador debe revisar.
• Ranking de candidatos: Algunos ATS usan algoritmos para clasificar a los candidatos según su adecuación al puesto. Esto permite que los reclutadores se enfoquen en aquellos que cumplen mejor con el perfil.

4. Comunicación y Seguimiento con Candidatos

• Mensajes automáticos: El sistema permite programar mensajes para informar a los candidatos sobre el estado de su postulación, invitarlos a entrevistas o rechazar candidaturas que no avanzarán. Esto mejora la experiencia del candidato y mantiene una buena imagen de la empresa.
• Programación de entrevistas: Algunos ATS tienen herramientas de programación que permiten coordinar entrevistas en línea o presenciales, sincronizándose con calendarios para que tanto el candidato como el entrevistador reciban recordatorios.

5. Evaluación de Candidatos y Decisión

• Evaluaciones técnicas y pruebas: Muchos sistemas ATS incluyen herramientas para aplicar evaluaciones técnicas, pruebas psicométricas o simulaciones en línea directamente a través de la plataforma.
• Registro de notas y puntuaciones: Los reclutadores y entrevistadores pueden agregar comentarios, notas y puntuaciones sobre cada candidato, lo que facilita las decisiones finales y permite comparar objetivamente a los candidatos.

6. Análisis de Métricas de Reclutamiento

• Reportes de rendimiento: El ATS genera informes sobre el proceso de contratación, como el tiempo promedio de contratación, el costo por contratación, el origen de los candidatos más adecuados, entre otros.
• Optimización continua: Con esta información, los equipos de recursos humanos pueden identificar áreas de mejora y ajustar estrategias de reclutamiento. Por ejemplo, si el reporte muestra que ciertos portales de empleo no están dando resultados, pueden decidir dejar de usarlos.

7. Incorporación y Onboarding

• Transición a Onboarding: Una vez contratado el candidato, algunos ATS pueden enlazar con sistemas de onboarding, facilitando la entrega de documentación, gestión de contratos, y programación de la inducción inicial.

Ventajas para la Empresa:

• Ahorro de tiempo: La automatización en cada fase minimiza tareas manuales y permite que el equipo de recursos humanos se concentre en decisiones estratégicas.
• Mejora en la calidad de selección: Con herramientas de filtrado y evaluación más precisas, se incrementan las posibilidades de contratar candidatos altamente calificados.
• Mayor satisfacción de candidatos: Al mantenerlos informados y responder rápidamente, se mejora su percepción de la empresa.
• Optimización de recursos: El ATS permite conocer cuáles fuentes de reclutamiento son más efectivas, reduciendo los costos de publicación en portales que no aportan buenos candidatos.

En resumen, un ATS transforma el proceso de reclutamiento, haciéndolo más eficiente, organizado y alineado con los objetivos estratégicos de la empresa.

Ejemplos de ATSs que utilizan las empresas en sus procesos de selección

Te recordamos que Impulsyn no es un ATS pero tiene varias funcionalidades de ATS que permiten a las PYMES y pequeñas empresas como clubs, gimnasios, federaciones, medios, academias, torneos, ligas, competiciones o centros de entrenamiento personal, pilates o yoga, a optimizar sus procesos de selección con todas las funcionalidades que necesitan.

Si eres una gran empresa o multinacional, te dejamos algunos ATSs que pueden ayudarte en la optimización de tus procesos de selección. Recuerda que muchos de estos ATSs están ya integrados en Impulsyn y que si los utilizas puedes redirigir sus empleos a nuestra plataforma sin ningún esfuerzo y sin tener que publicarlos manualmente dos veces, simplemente los rediriges desde tu ATS a Impulsyn.

ATS ya integrados con Impulsyn

1. Factorial ATS

• Descripción: Factorial es una plataforma de recursos humanos con un módulo de ATS integrado, orientado principalmente a pequeñas y medianas empresas. Su ATS se integra con el resto de herramientas de Factorial, permitiendo una gestión centralizada del ciclo de vida del empleado, desde el reclutamiento hasta la gestión de desempeño.
• Características principales:
  • Publicación en portales de empleo: Permite publicar vacantes en varios portales de empleo y redes sociales directamente desde la plataforma.
  • Gestión de candidatos: Ofrece una interfaz de tablero visual que permite ver en qué etapa se encuentra cada candidato, desde la postulación hasta la entrevista final.
  • Evaluación y comunicación automatizada: Se pueden enviar correos electrónicos automatizados para confirmar la recepción de la postulación o actualizar el estatus. También permite hacer evaluaciones y registrar notas de entrevista.
  • Reportes y análisis básicos: Proporciona informes de rendimiento del proceso de selección, que ayudan a optimizar las estrategias de reclutamiento.
• Integración con otros módulos de Factorial: Al estar integrado con otros módulos de RRHH de Factorial, se facilita la transición del candidato a empleado y su onboarding.

2. Teamtailor ATS

• Descripción: Teamtailor es un ATS enfocado en mejorar la experiencia del candidato y en facilitar la colaboración del equipo de reclutamiento. Este sistema es popular por su diseño intuitivo y su enfoque en la construcción de una marca empleadora fuerte.
• Características principales:
  • Landing page de carreras: Permite crear una página de empleo atractiva y personalizada que destaca la marca de la empresa y atrae a candidatos. Esto ayuda a captar talento de calidad y promueve la imagen de marca empleadora.
  • Seguimiento y gestión de candidatos: Ofrece un pipeline visual donde los reclutadores pueden ver todas las etapas del proceso de selección, facilitando la gestión de candidatos en cada fase.
  • Automatización de tareas: Se pueden automatizar tareas como correos de agradecimiento, actualización del estado de candidatura y recordatorios para los entrevistadores.
  • Análisis y reportes: Proporciona datos sobre la efectividad de los canales de reclutamiento, tiempo de contratación, y conversión de candidatos, ayudando a optimizar las estrategias.
  • Funcionalidad de trabajo en equipo: Ofrece opciones de colaboración, permitiendo que el equipo de reclutamiento y los gerentes de contratación puedan trabajar juntos en el ATS, intercambiar comentarios sobre candidatos y tomar decisiones más informadas.
• Experiencia del candidato: Teamtailor se enfoca en mantener una experiencia positiva y fluida para el candidato, mejorando la percepción de la empresa y aumentando la probabilidad de atracción de talento.

3. Bizneo HR ATS

• Descripción: Bizneo es un software de recursos humanos integral con un ATS completo que se adapta a empresas de cualquier tamaño, aunque es particularmente popular en medianas y grandes empresas. Su ATS es muy personalizable y tiene múltiples funcionalidades avanzadas.
• Características principales:
  • Multiposting y branding: Permite publicar ofertas en múltiples portales de empleo y redes sociales desde una sola plataforma, con la posibilidad de personalizar la presentación de las ofertas para alinear con la marca empleadora.
  • Pipeline visual: El sistema organiza el proceso de selección en un pipeline visual donde los reclutadores pueden ver el flujo de candidatos y moverlos entre las etapas (desde la aplicación hasta la oferta final).
  • Automatización avanzada: Incluye herramientas de automatización que permiten cribar candidatos, enviar respuestas automáticas y realizar segmentaciones avanzadas según criterios específicos, como experiencia o habilidades.
  • Pruebas y evaluaciones: Bizneo permite realizar evaluaciones técnicas, psicométricas y de habilidades directamente desde el sistema, ayudando a una selección más precisa.
  • Análisis y reportes avanzados: Ofrece reportes detallados de cada fase del proceso de reclutamiento, así como datos sobre el desempeño de los reclutadores, efectividad de los canales de captación y calidad de contratación. Esto facilita decisiones estratégicas basadas en datos.
• Integración con otros módulos de Bizneo: Dado que Bizneo ofrece soluciones para múltiples funciones de recursos humanos, su ATS se conecta con módulos de gestión del desempeño, onboarding, y formación, permitiendo una administración más continua del ciclo de vida del empleado.

Comparación rápida:

• Factorial: Ideal para pequeñas y medianas empresas que buscan una solución simple y económica integrada con otros procesos de RRHH.
• Teamtailor: Óptimo para empresas centradas en mejorar la marca empleadora y la experiencia del candidato. Su diseño intuitivo y herramientas de colaboración lo hacen ideal para equipos de reclutamiento.
• Bizneo: Recomendado para medianas y grandes empresas que requieren personalización, integración con otros módulos de RRHH, y herramientas avanzadas de evaluación y reportes.

Cada uno de estos ATS tiene sus propias fortalezas y se adapta a diferentes tipos de empresa según el tamaño, presupuesto, y necesidades de contratación y gestión de talento.

Otros ejemplos de ATS que utilizan las empresas

1. Workday

• Descripción: Es uno de los ATS más robustos y es utilizado ampliamente por empresas medianas y grandes. Su software permite gestionar tanto el reclutamiento como el desarrollo de talento y otros aspectos de recursos humanos.
• Características principales: Ofrece herramientas de reclutamiento, desarrollo de talento, y análisis avanzado. Está diseñado para integrarse con otros sistemas de gestión empresarial, como ERP.

2. Greenhouse

• Descripción: Es conocido por su enfoque en la experiencia del candidato y el análisis de datos. Greenhouse es utilizado por empresas que buscan mejorar la eficiencia de sus procesos de selección y contratación.
• Características principales: Incluye herramientas de programación de entrevistas, gestión de candidatos, y reportes personalizados. Su interfaz es intuitiva, y se integra con diversas plataformas de comunicación y otros sistemas de recursos humanos.

3. Lever

• Descripción: Este ATS es popular entre empresas de tecnología y startups debido a su interfaz amigable y sus funcionalidades colaborativas.
• Características principales: Lever combina funciones de CRM (Customer Relationship Management) con ATS, permitiendo que los reclutadores gestionen relaciones a largo plazo con candidatos potenciales. Ofrece funciones de análisis, generación de reportes y automatización de comunicación.

4. Jobvite

• Descripción: Utilizado por empresas de todos los tamaños, Jobvite es un ATS con un enfoque en la contratación impulsada por IA y la automatización del reclutamiento.
• Características principales: Permite publicar vacantes, gestionar el proceso de selección y programar entrevistas. También incorpora evaluaciones, una funcionalidad de análisis y reportes detallados y herramientas de marketing de reclutamiento.

5. iCIMS

• Descripción: Este ATS es utilizado por muchas grandes corporaciones debido a su capacidad de personalización y sus funciones avanzadas de gestión de talento.
• Características principales: Ofrece herramientas para la gestión de candidatos, publicación en portales de empleo, evaluación, y análisis de datos. iCIMS se integra fácilmente con otros sistemas de recursos humanos y ERP.

6. SmartRecruiters

• Descripción: Este ATS es conocido por su flexibilidad y facilidad de uso, siendo popular entre empresas medianas y grandes.
• Características principales: Incluye funcionalidades como gestión de solicitudes, publicación de ofertas, filtrado automático de candidatos, y herramientas de colaboración en equipo. También ofrece funcionalidades de análisis para optimizar el proceso de reclutamiento.

7. BambooHR

• Descripción: BambooHR es un sistema de gestión de recursos humanos con un ATS integrado, popular en empresas pequeñas y medianas.
• Características principales: Su ATS es simple pero efectivo, permitiendo publicación de vacantes, gestión de candidatos, y reportes básicos. Se integra con otros sistemas de recursos humanos de BambooHR para llevar un seguimiento completo del ciclo de vida de los empleados.

8. JazzHR

• Descripción: Este sistema es una opción económica y fácil de usar para pequeñas y medianas empresas.
• Características principales: JazzHR permite la publicación de vacantes, criba automática de currículums, y seguimiento de candidatos en cada etapa del proceso de selección. También ofrece herramientas de análisis y reportes.

Cada uno de estos ATS se adapta a diferentes necesidades, presupuestos y tamaños de empresa, por lo que la elección dependerá del tipo de funciones requeridas, el número de contrataciones mensuales y la integración con otros sistemas de la empresa.